Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationalen Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines IFS-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung dieses Systems gründen.

IFS wurde 1983 gegründet und brachte mit IFS Applications die erste komponentenbasierte ERP-Software auf den Markt. Aktuell ist die siebte Version verfügbar. Die Komponentenarchitektur umfasst Lösungen, die sich durch ein einfaches Konzept hinsichtlich Implementierung, Betrieb und Upgrade-Fähigkeit auszeichnen. IFS Applications ist eine Unternehmenssoftware für mittelständische und große Unternehmen, aus den Bereichen der Automobilindustrie, industrielle Fertigung, Prozessindustrie, Service & Facility Management, Telekommunikation & Energieversorgung sowie Luftfahrt & Verteidigung.

Welche Module existieren innerhalb von IFS-Systemen?

IFS Applications ist eine komponentenbasierte ERP-Software, die in einer einzigen Lösung vier Kernprozesse unterstützt: Service und Instandhaltung, Produktion, Projekte und Supply Chain. In Kombination mit den horizontalen Lösungen, wie z.B

• Rechnungswesen,
• Personalwesen,
• CRM,
• Qualitätsmanagement und
• Dokumentenmanagement

ist es eine integrierte ERP-Komplettlösung.

Welche Auswertungen gibt es im Rahmen der Abschaltung eines IFS-Systems auszugsweise?

In Abhängigkeit von den gewählten Modulen gibt es auszugsweise nachstehende Auswertungen:

• Anlagenspiegel und -gitter in der Anlagenbuchhaltung
• Rechnungsdaten in der Warenwirtschaft
• Offene Posten, Bilanz. GuV im Finanzwesen
• Lohnkonten und -arten im Personalwesen

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Nach den GDPdU darf bei einem Systemwechsel nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System gewährleistet ist. Dazu ist im Regelfall jedoch eine Datenkonvertierung (Migration) nötig. Hier darf ausschließlich das Format der Daten umgesetzt werden, aber niemals eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Stillegung von IFS-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage.

Das BMF, Referat IV A 4, nimmt in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand: 22.01.2009) eindeutig Stellung: "Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung."

Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

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Bewährte Lösungen für die Stillegung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Auswertungen, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Stillegung des Altsystems das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als dessen jahrelanger Weiterbetrieb. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.