Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationaler Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines JD Edwards-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von diesen Systemen gründen.

JD Edwards, abgekürzt JDE, wurde als amerikanischer Softwarehersteller 1977 gegründet und im Jahr 2003 von PeopleSoft Inc. übernommen. Dieser ERP-Hersteller wurde 2005 von der Oracle Corporation akquiriert. Die Marke JDE steht für drei Produktlinien: "world" für IBM AS/400 Plattformen, "OneWorld" für CNC-Architekturen und "EnterpriseOne" für web-basierte Thin-Client-Lösungen.

Die JD Edwards EnterpriseOne Anwendungs-Suite bietet eine breit gefächerte Unterstützung für verschiedene Betriebssysteme, Datenbanken und Middleware von Oracle und anderen Anbietern. Sie ist eine offene Plattform, läuft auf bestehender Hardware und unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen mit einer gemeinsamen Datenbank als Informationsquelle.

Welche Module existieren innerhalb von JD Edwards-Systemen und müssen im Rahmen der Abschaltung berücksichtigt werden?

Folgende Hauptmodule bietet JD Edwards EnterpriseOne:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Anlagenverwaltung und -buchhaltung
• Warenwirtschaft
• Customer Relationship Management
• Supply Chain Management
• Produktionsplanung und -steuerung
• Supplier Relationship Management
• Projektmanagement
• Personalwesen
• Analysen und Auswertungen
• Tools und Technologie

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines JD Edwards-Systems berücksichtigt werden?

In Abhängigkeit von den gewählten Modulen müssen bei der Stillegung des Systems nachstehende Auswertungen berücksichtigt werden:

• Anlagenspiegel und -gitter in der Anlagenbuchhaltung
• Rechnungsdaten in der Warenwirtschaft
• Offene Posten, Bilanz. GuV im Finanzwesen
• Lohnkonten und -arten im Personalwesen

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von JD Edwards-Systemen?

Besonderheiten gibt es im Hinblick auf die Datenbanken: In den "World"-Systemen, basierend auf der AS/400-Datenbank, kann der Datenzugriff über iSeries-Treiber realisiert werden. Bei den "EnterpriseOne"-Systemen hat die variable Datenbank von Oracle zur Folge, dass keine einheitliche Schnittstelle zu dem System existiert.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Archivlösungen hinterlegten Daten hinsichtlich "maschineller Auswertbarkeit" (entsprechend § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) revisionssicher sein müssen. Das Archivsystem muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Stillegung von JD Edwards-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage.

Das BMF, Referat IV A 4, nimmt in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand: 22.01.2009) eindeutig Stellung: "Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung."

Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Stillegung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Auswertungen, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Stillegung des Altsystems das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als dessen jahrelanger Weiterbetrieb. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.