Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationaler Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines KORDOBA-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf der langjährigen Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von diesen Systemen gründen.

KORDOBA steht für Kundenorientiertes Dialogsystem für Bankgeschäfte und hat bei kleineren und mittleren Banken eine vergleichbar hohe Marktdurchdringung wie SAP-Systeme in der produzierenden Industrie.

Das System geht in seinen Anfängen auf eine Entwicklung der Siemens AG zurück und wurde 1982 erstmals an den Markt gebracht. Die Weiterentwicklung wurde 1998 auf die KORDOBA GmbH übertragen, die zunächst eine Konzerngesellschaft von Siemens war und 2004 an die Fidelity National Information Services verkauft wurde.

Welche Module existieren innerhalb von KORDOBA-Systemen, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Stillegung berücksichtigt werden müssen?

Die Systemarchitektur von KORDOBA ist modular aufgebaut:

• Core-Banking-System (Core24)

Hier wird zwischen Basissystem ( Kundendaten, Grundsystem, Homebanking, Anbindung) und Buchungssystem unterschieden. Das Buchungssystem umfasst die Be- und Verarbeitung von Transaktionen aus dem Aktiv- und Passivbereich inkl. der Kontenabwicklung.

• Wertpapiersystem ( K-GS)

Steuerrelevante Daten in den Feldern Depotmanagement, Wertpaperstamm- und Termindaten, Fondsgeschäft, Wertpapierabrechnung und Schlussnotenverarbeitung.

• Banksteuerung (K-Control)

Hier wird zwischen den Hauptfeldern Rechnungswesen, Liquiditätsmanagement sowie Risiko- und Ertragscontrolling unterschieden

• Automatisierung und SB-Betrieb (K-Gate)

SB-Netzbetrieb, Autorisierung, Cashmanagement, eJournal und Monitoring

Worauf ist im Rahmen der Stillegung eines KORDOBA-Systems zu achten?

Da die Datenbank auf relativ alter Technik basiert, sind häufig individuelle Anpassungen erforderlich. Dabei wird die Datenbankstruktur oftmals massiv verändert, was im Rahmen der Abschaltung zu Problemen führen kann. KORDOBA baut komplett auf Masken auf und verlangt sehr viele manuelle Eingaben. Daraus resultiert ein Mehraufwand, an die Verprobungsdaten zu kommen.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Systemstillegung gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten hinsichtlich Verschlüsselung und Unversehrtheit revisionssicher sein müssen. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Stillegung des KORDOBA-Systems?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage.

Das BMF, Referat IV A 4, nimmt in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand: 22.01.2009) eindeutig Stellung: "Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung."

Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Stillegung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Auswertungen der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Abschaltung des Altsystems für das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als eine jahrelanges Weiterlaufenlassen des Altsystems. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.