Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines Microsoft Dynamics/Navision-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von Microsoft Dynamics/Navision-Systemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von Navision, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von Microsoft Dynamics/Navision-Systemen berücksichtigt werden müssen?

• Rechnungswesen (General Ledger)
• Debitoren (Accounts Receivable)
• Kreditoren ( Accounts Payable)
• Anlagenbuchhaltung (Fixed Assets)
• Einkauf (Purchasing)
• Lager (Inventory Management)
• Bankenbuchhaltung (Cash Management)

Nicht berücksichtigt werden dabei Sondermodule. Welche Module individuell relevant sind, muss im Rahmen des Abschaltungsprojektes festgelegt werden.

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines Microsoft Dynamics/Navision-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

Microsoft Dynamics/Navision unterstützt zwar den Export steuerrelevanter Daten, doch nicht derart umfassend, wie es die GDPdU verlangen. Für die Abschaltung eines derartigen Systems bietet sich deswegen an, nach Lösungen zu suchen, mit denen allen Anforderungen entsprochen werden kann. Es ist also darauf zu achten, dass mit dem Microsoft Dynamics/Navision-System ordnungsgemäß umgegangen wird.

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von Microsoft Dynamics/Navision-Systemen?

Bei Navision sind die Zeiträume noch nicht zu begrenzen. Sollte man sich für eine Archivlösung entscheiden, bietet es sich hier an, klare Benutzerrollen einzurichten, um festlegen zu können, worauf welcher Benutzer genau zugreifen kann. Außerdem muss sich das Unternehmen folgende Fragen stellen: Gab es Sonderanpassungen, die berücksichtigt werden mussten und werden Belege wieder über die Archivlösung abgebildet? Gibt es eine Archivanbindung?

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von Microsoft Dynamics/Navision-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage. Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung möglichst ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Views, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Abschaltung des Altsystems für das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als eine jahrelanges Weiterlaufenlassen des Altsystems. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von Navision-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.