Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines Oracle-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von Oracle-Systemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von Oracle, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von Oracle-Systemen berücksichtigt werden müssen?

Nachfolgend wird ein Auszug von Oracle-Modulen angeführt. Die steuerliche Relevanz hängt hier von der Intensität und der Art der Nutzung ab.

• Rechnungswesen (GL - General Ledger)
• Kreditoren (AP - Kreditoren)
• Debitoren (AR - Accounts receivables)
• Anlagenbuchhaltung (FA - Fixed Assets)
• Einkauf (PO - Purchasing)
• Steuern (Tax)

Nicht berücksichtigt werden dabei Sondermodule. Welche Module individuell relevant sind, muss im Rahmen des Abschaltungsprojektes festgelegt werden.

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines Oracle-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

Im Wesentlichen müssen die üblichen Auswertungen beachtet werden. Für die Buchhaltung sind dies beispielsweise Kontenplan (zusätzlich Konten ohne Zuordnung), Buchungsjournal, Summen-und-Salden-Liste, Bilanz und GuV. Für die Debitoren sind es Kontenblatt, Offene-Posten-Liste, Adressenliste und Personenkonten. Zudem ist in Oracle-Systemen oft auf die verschiedenen Währungen zu achten, die zur Veränderung der einzelnen Views führen können. Darum müssen für den Fall, dass sich der Wechselkurs ändert, eventuell Korrekturzeilen eingegeben werden. Nur so können die Salden der Eigen- und der Fremdwährungssumme am Ende übereinstimmen.

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von Oracle-Systemen?

Eine Besonderheit besteht bei Oracle darin, dass die vorhandenen Auswertungen dynamisch erstellt werden, während unsere üblichen Views statisch sind. Das bedeutet, wenn der Kunde besondere Auswertungen von Stichtag zu Stichtag wünscht (z.B. offene Posten), dass auch diese dynamisch erstellt werden müssen. Zudem muss sich ein Unternehmen im Falle der Abschaltung eines Oracle-Systems folgende Fragen stellen: Gab es Sonderanpassungen, die berücksichtigt werden müssen und werden Belege wieder über die Archivlösung abgebildet? Gibt es eine Archivanbindung?

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von Oracle-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage. Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werd

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Views, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Abschaltung des Altsystems für das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als eine jahrelanges Weiterlaufenlassen des Altsystems. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.