Risiken Finanz- und IT-Bereich
Im Umgang mit ungenutzten Systemen ergeben sich für Finanz- und IT Bereich unterschiedliche Risiken. Diese rühren aus einer Vielzahl von rechtlichen Grundlagen und Aufbewahrungsfristen, die im täglichen Umgang zu beachten sind. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen.
Die AvenDATA GmbH hat die Erfahrung gemacht, dass sich der Finanz- und IT-Bereich oft uneinig darüber sind, wer für die Altsysteme zuständig ist.
Finanz-Bereich
Was passiert wenn der Betriebsprüfer sich angekündigt hat? In der Regel ist dann der Finanzbereich gefragt, um einen reibungslosen Prüfablauf zu gewährleisten. Treten schon zu Beginn der Prüfung Schwierigkeiten auf, so ist im schlimmsten Fall gleich zu Beginn das Klima gestört.
Entscheidet sich der Prüfer nun für einen mittelbaren Zugriff auf das System als Prüfungsvariante, so müssen Mitarbeiter mit dem System-Know-how, also aus dem IT-Bereich, zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall, dann muss das Unternehmen unter Umständen für den Prüfungszeitraum externe Unterstützung zukaufen. Da jedoch die Dauer einer Prüfung im Vorfeld schwer abzuschätzen ist, können hier zum Teil erhebliche Kosten entstehen.Altsysteme verursachen Kosten für Wartung und Lizenzen, Fachpersonal etc., die sich mitunter negativ auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auswirken. Altsysteme können weiterhin das interne Management beeinflussen. Das heißt konkret: Muss das Unternehmen auch zukünftig intern mit den Daten arbeiten, so steigen die Anforderungen an das alte System im Hinblick auf Funktionalitäten, Auswertungsmöglichkeiten, Dynamik und Flexibilität.
IT-Bereich
Herausfordernd ist die Aufgabe, alle drei Zugriffsarten über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren zu garantieren. Da Systemhersteller hin und wieder Wartungen für alte Systeme kündigen, entsteht hier ein Risiko. Es stellt sich für Sie als Unternehmer auch die Frage, ob Ihre verantwortlichen Mitarbeiter, die sich mit der Bedienung des Systems auskennen, auch über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist hinaus für Ihr Unternehmen arbeiten. Denn oft wird die Bedienung älterer Systeme nur lückenhaft dokumentiert, was eine Bedienung bzw. Sicherstellung der GDPdU-Konformität erschwert.
Auch erzeugen bereits abgeschaltete Systeme Schwierigkeiten. Denn wurden Systeme abgeschaltet, ohne dass die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten wie für Produktivsysteme geschaffen wurden, so handeln Sie nicht gesetzeskonform und müssen mit den entsprechenden Sanktionen rechnen. Ein abgeschaltetes System wieder anzufahren, bürgt mitunter ein schwer zu kalkulierendes Risiko. Ein unterschätzter Faktor ist auch, dass Altsysteme aufgrund der langjährigen Aufbewahrungsfristen das IT-Budget nachhaltig belasten.
Welche Herausforderungen stellen sich für den Finanz-Bereich?
Was passiert wenn der Betriebsprüfer sich angekündigt hat? In der Regel ist dann der Finanzbereich gefragt, um einen reibungslosen Prüfablauf zu gewährleisten.
Treten schon zu Beginn der Prüfung Schwierigkeiten auf, so ist im schlimmsten Fall gleich zu Beginn das Klima gestört..
Welche Herausforderungen stellen sich für den IT-Bereich?
Herausfordernd ist die Aufgabe, alle drei Zugriffsarten über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren zu garantieren. Da Systemhersteller hin und wieder Wartungen für alte Systeme kündigen, entsteht hier ein Risiko.
Es stellt sich für Sie als Unternehmer auch die Frage, ob Ihre verantwortlichen Mitarbeiter, die sich mit der Bedienung des Systems auskennen, auch über den...