Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines SAP-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von SAP Systemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von SAP, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von SAP-Systemen berücksichtigt werden müssen?

Nachfolgend wird ein Auszug von SAP-Modulen angeführt. Die steuerliche Relevanz hängt hier von der Intensität und der Art der Nutzung ab.

• FI - Finanzwesen
• CO - Controlling
• SEM - Unternehmenscontrolling
• EC - Unternehmenscontrolling
• IM - Investitionsmanagement
• PA - Personalmanagment
• PY - Personalabrechnung
• MM - Materialwirtschaft
• SD - Vertrieb

Nicht berücksichtigt werden dabei Sondermodule. Im Brauereibetrieb fordert der Prüfer beispielsweise spezifische Auswertungen zur Biersteuer. Welche Module relevant sind, muss im Rahmen des Abschaltungsprojektes festgelegt werden.

Ist der Einsatz von SAP DART für eine Abschaltung eines SAP-Systems ausreichend?

Nein, ist er nicht, da DART nur eine begrenzte Zahl an Reporten aufweist. So ist DART lediglich für die dritte Zugriffsart der Finanzverwaltung, die Datenträgerüberlassung, gedacht. Doch können die Betriebsprüfer auch andere Zugriffsmöglichkeiten verlangen, die SAP DART schlicht nicht unterstützt. Das heißt konkret, sollte der Prüfer direkt an betroffenen SAP-System prüfen wollen, so kann ein Benutzer, der sein System nur mit SAP DART abgeschaltet hat, keinen Zugriff gewähren.

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines SAP-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

DART bildet standardmäßig eine Vielzahl von Auswertungen ab. DART beinhaltet heute standardmäßig ca. 40 Views. Allerdings umfasst DART nicht alle relevanten Inhalte. So werden die Bilanz und GuV nicht über DART abgebildet. Darüberhinaus fehlt beispielsweise die Historie zur Stammdatenänderungen Debitoren / Kreditoren oder Sachkonten. Diese sind jedoch steuerlich relevant und somit ggf. im Falle einer Betriebsprüfung vorzulegen. DART bietet somit nur eine Minimalausstattung an möglichen Views und Reporten. Was ist, wenn in Zukunft Auswertungen von einem Prüfer gefordert werden, die heute so noch nicht als relevant eingestuft wurden? In diesem Fall hilft DART nicht weiter, da Sie nachträglich nicht mehr auf den Bestand zurückgreifen können, wenn das System abgeschaltet wurde. Auch stichtagbezogene Auswertungen können mit DART nicht erstellt werden. Individuelle Auswertungen fallen komplett weg.

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von SAP-Systemen?

Im Falle der Abschaltung eines SAP-Systems muss sich das Unternehmen folgende Fragen stellen: Wurden erstens die Z-Tabellen berücksichtigt, gab es zweitens Sonderanpassungen, die berücksichtigt werden mussten und werden Belege drittens wieder über die Archivlösung abgebildet? Gibt es eine Archivanbindung?

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von SAP-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage. Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung möglichst ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Views, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Abschaltung des Altsystems für das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als eine jahrelanges Weiterlaufenlassen des Altsystems. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.