Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationaler Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines Varial-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von diesen Systemen gründen.

Die Varial Software AG wurde 1991 gegründet. Das Unternehmen ist aus einem Management-Buyout des Hauses Philips hervorgegangen und wurde 1999 zur Aktiengesellschaft. 2004 wurde die Aktienmehrheit an die Agilisys Inc., Atlanta (heute Infor Global Solutions) veräußert. Varial ist heute 100% Tochter des Infor Global Solutions Konzern (USA).

Das Unternehmen ist auf die Entwicklung von Software für das Finanzwesen, Personalwirtschaft sowie Controlling spezialisiert. Die Produkte werden unter dem Markennamen Varial angeboten und stehen auch für internationale Märkte zur Verfügung. Die Software ist auf allen gängigen Windows-, Novell Netware- und allen gängigen UNIX-Systemen lauffähig.

Welche Module existieren innerhalb von Varial-Systemen, die im Rahmen der Abschaltung berücksichtigt werden müssen?

Das Gesamtpaket Varial umfasst folgende Module:

• Finanzbuchführung
• Anlagenbuchführung
• Finanz- und Liquiditätsmanagement
• Kostenrechnung
• Kosten- und Ergebnismanagement
• Unternehmensplanung
• Personalabrechnung
• Personalinformationssystem
• Konzernkonsolidierung

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von Varial-Systemen?

Varial-Systeme verwenden zur Ablage der Daten keine relationale Datenbank, sondern verwenden ein ISAM-Filesystem, welches die Daten auf einem Server ablegt, so dass die Daten von mehreren Clients genutzt werden können. Durch die Speicherung in ISAM_Files ist kein Datenzugriff per ODBC-Verbindung möglich. Er muss direkt auf das Dateisystem des Servers erfolgen.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Archivlösungen hinterlegten Daten hinsichtlich "maschineller Auswertbarkeit" (entsprechend § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) revisionssicher sein müssen. Das Archivsystem muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Stillegung von Varial-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage.

Das BMF, Referat IV A 4, nimmt in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand: 22.01.2009) eindeutig Stellung: "Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung."

Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Stillegung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Auswertungen, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Stillegung des Altsystems das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als dessen jahrelanger Weiterbetrieb. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.