Altsysteme abschalten

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Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines Xentis-Fondssystems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von Xentis-Fondssystemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von Xentis, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von Xentis-Fondssystemen berücksichtigt werden müssen?

Da es sich bei Xentis, um ein Fondsbuchhaltungssystem handelt und damit ganz andere Module als in den Buchhaltungssystemen verwandt werden, ist es sehr wichtig, dass im Rahmen eines Abschaltungsprojekts genau festgelegt wird, welche Module als steuerlich relevant anzusehen sind.

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines Xentis-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

Grundsätzlich umfasst das Xentis-Fondssystem eine große Zahl relevanter Auswertungen. Es hält aber auch viele Auswertungsdetails bereit, die nicht auf den ersten Blick zu sehen sind. Darum ist besonders bei der Auswahl der Auswertungen auf die gewünschte Detailtiefe zu achten. Eine genaue Definition der Felder in den relevanten Auswertungen ist unabdingbar. Außerdem ist es nicht immer möglich die gesamte Detailtiefe einer Auswertung als Liste aus dem Xentis-Fondssystem zu extrahieren. In der Stammdatenverwaltung werden beispielsweise viele Details nur auf dem Bildschirm angezeigt.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von Xentis-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage. Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung ganz ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

Wo liegen die Aufwände?

Der Aufwand kann nicht pauschal beziffert werden. Er ist abhängig von den zu erstellenden Views, der Komplexität und der Größe des Systems, verwendeter Module und Sonderanpassungen. Klar ist jedoch allemal, dass eine geregelte Abschaltung des Altsystems für das Unternehmen wesentlich weniger kostet, als eine jahrelanges Weiterlaufenlassen des Altsystems. Es lohnt sich im Falle der Abschaltung nicht, nur die Preise entscheiden zu lassen. Es sollten vor allem die gebotenen Leistungen zum Maß genommen werden. Eine kurzfristige Ersparnis kann das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Profitieren Sie von den jahrelangen Erfahrungen, die wir in Hinblick auf die Archivierung/Ablösung von SAP-Systemen sammeln konnten.

Bei Fragen sprechen Sie uns an.